Vielfalt und Globalisierung: Vernetzung von Teams bei Hitachi IES

Vorstellung von Hitachi Industrial Equipment Systems

Hitachi Industrial Equipment Systems (oder Hitachi IES) konzentriert sich auf digital vernetzte Lösungen für eine Vielzahl von Branchen. Von Luftkompressoren und Stromverteilungstransformatoren bis hin zu Motoren zielt das Unternehmen darauf ab, kundenorientierte und gesellschaftliche Probleme zu lösen, indem es umweltfreundliche, hocheffiziente Produkte mit geringen CO2‑Emissionen anbietet. Sozial innovatives Wirtschaften steht im Mittelpunkt der Hitachi-Gruppe, die Daten und Technologien einsetzt, um eine nachhaltigere Gesellschaft zu fördern. 

Die Herausforderungen

• Multinationale Belegschaft, Sprachen aus aller Welt: Die Kommunikation wurde aufgrund der Globalisierung von Hitachi IES zunehmend internationaler, wobei Englisch vorherrschte. Dadurch war es unerlässlich, Inhalte vor wichtigen Besprechungen sowohl auf Japanisch als auch auf Englisch vorzubereiten.
• Fachbegriffe: Die vorhandenen Übersetzungstools waren nicht ausreichend, um Fachbegriffe und Nuancen präzise wiederzugeben.

Die Lösungen von DeepL

• Dokumentübersetzung: Der DeepL Übersetzer ermöglichte es dem Team, potenziell zeitaufwendige englische Dokumente schnell zu übersetzen, ohne die Datei ändern zu müssen.
• Abteilungsübergreifende Vertragseffizienz: Hitachi IES implementierte DeepL im Rahmen eines Unternehmensvertrags abteilungsübergreifend, um Zeit zu sparen und die Verfahren zu vereinfachen, die jede Abteilung für die Beantragung des Dienstes durchlaufen musste.

Die Ergebnisse

• Zeitersparnis von mehr als 60 %: Eine einzelne PowerPoint-Präsentation, deren Erstellung früher zwei bis drei Tage in Anspruch genommen hat, kann mit DeepL nun in nur einem Tag fertiggestellt werden.
• Weniger Barrieren im gesamten Unternehmen: Der Wegfall von Sprachbarrieren hat nicht nur die globalen Verbindungen innerhalb des Unternehmens verbessert, sondern auch die Förderung von DEI (Diversity, Equity und Inclusion) bewirkt.

Könnten Sie uns etwas über Ihre Abteilung, Ihre Aufgaben und Ihre tägliche Arbeit erzählen?

Tanaka: Mein Name ist Hirokazu Tanaka und ich bin stellvertretender Leiter der IT-Planungsgruppe, die für Budgets und Gemeinkosten zuständig ist. Ich fungiere auch als Koordinator innerhalb dieser Abteilung. Meine Hauptaufgabe besteht darin, verschiedene Mitteilungen, Benachrichtigungen und Forschungsanfragen, die von Hitachi, Ltd. an die Unternehmen der Hitachi Industrial Equipment Group in Japan und im Ausland gesendet werden, zu erstellen, zu sammeln und zusammenzufassen.

Shirai: Mein Name ist Mitsuo Shirai und ich bin Teil der Global Advertising Group, die zur Abteilung für nachhaltige Managementstrategien gehört. Ich bin hauptsächlich für Aufgaben im Bereich Werbung zuständig, wie die Organisation von Ausstellungen und Katalogen sowie die Überprüfung von Anzeigen.

Warum sind Ihre globalen Kommunikationsanforderungen in den letzten Jahren gestiegen?

Shirai: Unser Unternehmen hat seit etwa 2021 sein internationales Geschäft verstärkt. Als Ergebnis dieser Globalisierungsbemühungen haben wir nun mehr mehrsprachige Mitarbeitende. Beispielsweise stammt unser Geschäftsführer aus den USA und unser Abteilungsleiter aus China. Die Kommunikation mit meinem Chef erfolgt ausschließlich auf Englisch, das ich nicht spreche.

Anfangs habe ich verschiedene Methoden ausprobiert, darunter auch die Verwendung einer Smartphone-App als Übersetzer. Ich konnte zwar einige Gespräche führen, hatte jedoch Schwierigkeiten, eine genaue Übersetzung zu erhalten. Dann stellte mir mein Chef DeepL vor. Als ich es zum ersten Mal ausprobierte, empfand ich es im Vergleich zu anderen Übersetzungslösungen als das benutzerfreundlichste, und dann begannen immer mehr Menschen in meinem Umfeld, es zu verwenden.

Tanaka: Vor dieser Phase der zunehmenden Globalisierung wurde in der Regel einmal pro Jahr eine Person aus einem ausländischen Konzernunternehmen zu uns versetzt. In den letzten Jahren ist diese Zahl jedoch auf zwei, drei oder vier angestiegen. Wir stellen jetzt auch global Mitarbeitende ein, nicht nur aus Japan, sondern auch aus Ländern wie China und Thailand.

Das bedeutete, dass es nicht mehr ausreichte, Informationen innerhalb des Unternehmens, wie Mitteilungen aus der Verwaltung oder der Finanzabteilung, nur auf Japanisch zu verbreiten. Jede Abteilung begann, auf diese Herausforderung mit Englisch zu reagieren, jedoch hatte jede Abteilung individuell einen Vertrag mit DeepL abgeschlossen. Wir erkannten, dass wir diese individuellen und abteilungsbezogenen Verträge in einem unternehmensweiten Vertrag zusammenzufassen sollten.

Wie sind Sie zu der Entscheidung gelangt, dass die IT-Abteilung diese Bemühungen koordinieren sollte?

Tanaka: Ich bin in der sogenannten DX-Promotion-Abteilung tätig, die, wie der Name schon sagt, verschiedene Initiativen zur digitalen Transformation fördert, darunter auch solche, die sich mit Sprache und Kommunikation befassen. Ursprünglich hatten wir innerhalb der Hitachi-Gruppe eine kostenlose Übersetzungssoftware zur Verfügung, jedoch übersetzte diese Fachbegriffe nicht sehr gut, konnte Nuancen nicht wiedergeben und war nicht für PowerPoint-Folien geeignet. Darüber hinaus war das Ergebnis häufig von den Fähigkeiten des Nutzers abhängig. Daher haben wir uns entschieden, kostenlose Softwareoptionen nur für allgemeine Übersetzungszwecke zu verwenden und bei Bedarf ein spezialisiertes Tool bereitzustellen.

Letztendlich haben wir uns für DeepL entschieden, da es Fachbegriffe gut übersetzen kann. Zu Beginn hatten wir lediglich ein paar Dutzend Nutzer. Innerhalb von sechs Monaten hat sich die Anzahl der DeepL-Nutzer jedoch verdoppelt, und wir haben erkannt, dass innerhalb des Unternehmens ein großer Bedarf an spezialisierten Übersetzungen besteht.

Durch die Bereitstellung eines einzigen Tools für alle Abteilungen haben wir unsere Effizienz erheblich verbessert. Bevor wir zu einem unternehmensweiten Vertrag mit DeepL wechselten, musste jede Abteilung einen neuen Beschaffungsprozess durchlaufen. Seit wir DeepL im gesamten Unternehmen eingeführt haben, sind zeitaufwendige interne Verfahren nicht mehr erforderlich.

Was übersetzen Sie am häufigsten?

Shirai: Ich verwende DeepL hauptsächlich für E‑Mails. Sollte jedoch eine PowerPoint-Folie ausschließlich auf Englisch vorliegen, lade ich die gesamte Datei in DeepL hoch und übersetze sie ins Japanische. Nur so kann ich mir einen Überblick verschaffen.

Tanaka: Bis vor Kurzem wurde es tatsächlich nur von bestimmten Personen verwendet, aber da wir nun mit unseren Vorgesetzten auf Englisch kommunizieren müssen, nutzen wir es wesentlich häufiger als alltägliches Tool.

Hat die Verwendung von DeepL noch weitere Auswirkungen gehabt?

Tanaka: Bei wichtigen internen Besprechungen haben wir früher ausschließlich japanische PowerPoint-Präsentationen verwendet, jedoch reichen wir nun, da wir multinationaler geworden sind, alle PowerPoint-Präsentationen auch in Englisch ein.

Für Besprechungen mit Konzernunternehmen aus der IT-Branche erstelle ich gelegentlich eine PowerPoint-Präsentation mit etwa 10 Folien. Ich übersetze jeden Satz wiederholt zwischen Japanisch und Englisch, bis ich zu dem Punkt gelange, an dem ich sagen kann: „Das ergibt sowohl in der Übersetzung von Japanisch nach Englisch als auch von Englisch nach Japanisch Sinn.“ Das bedeutete, dass es etwa zwei bis drei Tage dauerte, nur um einen Entwurf der PowerPoint-Präsentation zu erstellen.

Mit DeepL erhalte ich die englischen Dokumente bereits einen Tag nach der Erstellung der Folien auf Japanisch – das spart mir natürlich Zeit.

Wie möchten Sie DeepL in Zukunft nutzen?

Tanaka: Ich fände es toll, wenn DeepL in Zukunft für die Sprachkommunikation im Alltag eingesetzt werden könnte, um mehr Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme zu schaffen.

Shirai: Als hörgeschädigte Person verwende ich in der Regel eine Anwendung, die Sprache für die Kommunikation transkribiert. Wenn mein Gesprächspartner jedoch nicht laut und deutlich spricht, kann die Transkription ungenau sein. Ich habe gelegentlich auch Schwierigkeiten, Personen zu verstehen, die nicht sehr redegewandt sind. Besonders schwierig ist es für mich bei gesellschaftlichen Anlässen in lauten Umgebungen. Häufig wird die Transkription durch die Geräusche um mich herum beeinträchtigt, und ich kann dem Gespräch nicht folgen. Die Genauigkeit dieser Apps ist noch nicht ausreichend, und wie ich bereits erwähnt habe, werden Fachbegriffe nicht korrekt übersetzt. Es wäre ideal, wenn DeepL solche Probleme in Gesprächen lösen könnte.

Hat sich Ihr Berufs- oder Privatleben verändert, seit Sie Sprachbarrieren überwunden haben?

Shirai: Ursprünglich hatte ich nie die Gelegenheit, mit Menschen aus anderen Ländern zu kommunizieren, jedoch bin ich der Meinung, dass die Globalisierung des Unternehmens seitdem einen positiven Impuls gegeben hat. Ich habe mehr Hindernisse zu überwinden als die meisten Menschen – zum Teil, weil ich hörgeschädigt bin –, aber die Möglichkeit, nun Gespräche führen zu können, ist ein großer Vorteil.

Im Hinblick auf die Förderung von DEI hoffe ich, dass das Unternehmen weiterhin ein Umfeld schafft, in dem alle unter gleichen Bedingungen arbeiten können, unabhängig von Behinderungen oder Unterschieden – und dazu gehören auch Sprachbarrieren.